Вступление к годовому отчету

Что это такое?
Первый логически завершенный раздел, который открывает документ. Содержит краткое описание ситуации.
Зачем это надо?
Читатель должен получить общее представление об организации, её истории, прошлом и настоящем, смысле её работы и вообще существования. Иначе он «утонет» в подробностях, которые содержатся в последующих разделах.
Помните, в сериалах и многосерийных фильмах вначале рассказывают «краткое содержание предыдущих серий»? Вам надо создать примерно то же самое. С другой стороны, вступительная часть должна заинтересовать читателя, у него должно появиться желание читать и смотреть отчет дальше. Поэтому очень важно с самого начала не ударить лицом в грязь, и преподнести достаточно сухую информацию кратко, последовательно, по возможности – интересно.

Что должно содержать вступление?
1. Содержание. Не имея содержания, читателю трудно сориентироваться в документе объемом более 10 страниц.
2. Краткая информация об организации: название, статус, географическое положение, список учредителей, год основания, цель, миссия, основные виды деятельности. Это «визитная карточка» организации, она может переходить из одного годового отчета в другой с минимальными изменениями.
3. Может содержать информацию о политическом, экономическом и/или социальном положении в регионах, в которых организация осуществляет свою деятельность, желательно, в сравнении за несколько лет.
4. Может содержать обращение административной главы организации.
5. Может содержать основные финансовые показатели в динамике (то есть в сравнении с предыдущими годами)

Подробнее остановимся на трех не совсем очевидных разделах – информации о состоянии региона, обращении и основных финансовых показателях.
Информация о политическом, экономическом и/или социальном положении в регионах обычно является необходимым элементом для крупных финансовых компаний («Макроэкономические показатели РФ за 200х год» в годовых отчетах группы Регион). Их необходимость обусловлена тем, что политические или любые другие имеющие общенациональный масштаб события – такие, например, как выборы главы государства, или социальные потрясения, - оказывают непосредственное влияние на экономические показатели страны или более крупного региона. В несколько меньшей мере они будут затрагивать любой другой вид деятельности, в частности, работу некоммерческих и социально-направленных организаций. Если в течение отчетного периода наступали события, которые непосредственно и комплексно затрагивали деятельность организации, имеет смысл описать их суть вместе с воздействием, которое они оказали на вашу работу. Также, если претворение в жизнь какой-либо стратегии в развитии со стороны государства, либо принятые правительством нормативные акты повлияли на вашу деятельность прямым (изменения в регламентации деятельности организаций, подобным вашим) или косвенным (например, непосредственно влияющие на целевую группу – объект деятельности организации) образом, также имеет смысл упомянуть их в этом разделе. Постарайтесь привести несколько оценок произошедших событий со стороны нескольких независимых источников с разной позицией.

Обратите внимание на объем раздела – при всем соблазне описать во всех подробностях социально-экономическое положение в стране, затроньте только те аспекты, которые непосредственно влияют на вашу деятельность: ведь пишется ВАШ годовой отчет, а не эссе об основных событиях прошедшего года в отдельно взятой стране. Также тщательно продумайте содержание – оно должно описывать ключевые моменты во взаимодействии организации с внешними факторами и показывать изменения во времени (сравниваться с предыдущими отчетными периодами). По этой причине логика раздела должна претерпеть в будущем минимальные изменения, для вашего (комфорт написания отчета в будущем) и читателей (постоянно следящих за вашей деятельностью) удобства. Постарайтесь представить описание изменений наиболее существенных показателей в виде таблицы – сравнительные данные хотя бы за два года.

Если же государство оказывает минимальное влияние на вашу деятельность, не стоит перегружать отчет справочными данными. В отчете польской организации фонда Батория описываемый блок информации фактически представлен в главе о институциональном развитии – как один из определяющих факторов, что несомненно, вполне логично и может быть использовано и в вашем отчете.

Обращение административной главы исходит от исполнительного лица, осуществляющего общее и стратегическое руководство компанией - председателя, директора, управляющего – последнее время становится все более и более популярным разделом в годовых отчетах. Для подобных документов крупных организаций, коммерческих структур его наличие является стандартом. С другой стороны, если ваша организация не может похвастаться хотя бы десятком постоянных сотрудников, сфера деятельности не то чтобы очень широка, а действуете вы на ограниченной территории, да и отчет несет в основном функции собственно отчета, встает вопрос – а нужно ли оно? Поэтому взвесьте все «за» и против», и если принято решение – надо!, то давайте поговорим о негласных стандартах обращения к коллегам, партнерам, донорам, общественности.

1. Основные требования – краткость и цельность! Текст должен быть в меру объемным – не более 2000 знаков, иметь вид законченного рассказа
Прикинем «на глаз» – в стандартном документе Microsoft Word одна страница шрифтом Times New Roman размером 12 – это примерно 2500 знаков, не считая пробелов. Итак, обращение не должно занимать более 1 страницы подобным шрифтом! Хотите посчитать - в том же Microsoft Word, в меню «Tools» есть такая функция «Word Count». Выделяйте требуемый участок текста и считайте на здоровье!
2. Настройтесь на то, что обращение не должно повторять содержание отчета. Это – оценка достигнутых результатов в сравнении с ранее поставленными стратегическими целями. Достигнутые и невыполненные цели – основная тема обращения
3. Ваша речь должна соответствовать заявленной стратегии организации
4. В ней должны упоминаться основные события, произошедшие в отчетном году, разъясняться изменения, затронувшие организацию
5. Она должна затрагивать перспективы развития
6. И просто быть интересной, характеризовать Вас как лидера организации.

Основные финансовые показатели в динамике необходимы, если документ предполагает наличие развернутого финансового отчета, и необязательны, если цифр будет мало, и фактически эти самые основные показатели и будут являться финансовой составляющей.

Учимся на примерах

В отчете украинского фонда CCF есть страничка, озаглавленная «Визитная карточка организации». Она содержит всю ту информацию, которую должен получить человек, впервые услышавший о работе вас и ваших коллег, на одной страничке – очень кратко, сжато, и даже на двух языках. Хорошая иллюстрация к известной поговорке «краткость – сестра таланта», ведь больше ничего и не требуется… ну, может быть, еще несколько фотографий.
Из прилагаемых электронных версий отчетов можно выделить отчет Armenia RT WCC 2005 – тоже очень информативное, хорошо проработанное вступление.
Очень хороши в плане предоставления прозрачной финансовой отчетности документы польских фондов PHO и фонда Батория. Также основные принципы можно почерпнуть из отчетов IFC (на русском и английском языках).


Обсудить/уточнить/покритиковать можно и нужно здесь...